Éthique

Un processus d'amélioration continue

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L'équipe en charge de l'Ethique et de la Conformité adopte une approche en plusieurs étapes pour développer le Programme d'Intégrité d'Alstom.

L'équipe éthique et conformité

A travers la cartographie des risques Ethique et Conformité, l'équipe réfléchit au contenu le plus approprié et identifie les actions pertinentes pour le Programme d'Intégrité. Régulièrement enrichie, la cartographie des risques Ethique et Conformité repose sur une analyse des activités d'Alstom et permet de s'assurer que tous les facteurs de réduction du risque sont pris en compte.

Le Programme d'Intégrité d'Alstom englobe l'ensemble des moyens mis en place pour la diffusion de la culture de l'intégrité au sein d'Alstom. Il comprend :

Une équipe indépendante dédiée à l'éthique et à la conformité ;
Une Politique d'Ethique et de Conformité ;
Notre Code d'Ethique ;
Les Instructions d'Alstom, qui décrivent les règles et les procédures à suivre, notamment en ce qui concerne les partenaires commerciaux, les joint-ventures, les consortiums et les fournisseurs et les sous-traitants ;
Des formations en face à face et à distance afin d'expliquer la politique en matière d'éthique et de conformité ;
Des actions de communication pour s'assurer que tous les collaborateurs sont informés sur le sujet ;
Une communauté d'Ambassadeurs Ethique et Conformité, tous volontaires et issus principalement des fonctions Juridique, Finance et Ressources humaines. Leur mission principale consiste à sensibiliser les collaborateurs à travers des formations. Ils jouent aussi le rôle de point de contact pour recueillir les questions relatives à l'Ethique et à la Conformité et y répondre.

Le contrôle et l'amélioration continue se font à deux niveaux, interne et externe. Chaque année, dans le cadre de la Revue annuelle d'intégrité, le top management indique les actions menées dans le cadre du Programme d'Intégrité. L'équipe collabore étroitement avec ses homologues des Directions Contrôle Interne et Audit Interne afin d'anticiper et de détecter les risques. En outre, l'équipe s'investit dans un processus de certification de sa politique anti-corruption.

Des instructions très strictes

Alstom respecte les lois, réglementations et normes internationales qui s'appliquent à la conduite professionnelle dans tous les pays où Alstom est établi. Certaines pratiques, courantes dans le monde des affaires, présentent plus particulièrement des risques et nécessitent des instructions clairement définies afin d'aider tout collaborateur à respecter les lois en vigueur et les règles et valeurs d'Alstom.

Cadeaux et Invitations

Dans certaines cultures, une relation d'affaires de qualité peut donner lieu à un échange de cadeaux symboliques ou d'invitations.

Or, offrir un cadeau ou une invitation, notamment à un agent public, peut être considéré ou interprété comme de la corruption. Le fait d'accepter ou d'offrir des cadeaux ou des invitations est également lié à la question des conflits d'intérêts et peut exposer Alstom et ses collaborateurs à des accusations d'inéquité, de partialité ou de malhonnêteté.

Un collaborateur d'Alstom ne peut donc offrir, accepter ou autoriser un membre de sa famille ou un proche à accepter des cadeaux, de l'argent, des prêts, des invitations ou toute autre forme de traitement spécial de la part d'une personne engagée dans une relation d'affaires avec Alstom, si l'intention réelle est d'influencer une décision commerciale.

Un collaborateur peut toutefois accepter occasionnellement au nom d'Alstom une invitation à déjeuner ou un cadeau symbolique non pécuniaire et de petite valeur s'il peut lui-même, à une autre occasion, rendre cet avantage. Si, pour des raisons de protocole, de courtoisie ou autre, un collaborateur doit offrir ou accepter un cadeau ou une invitation de valeur, il doit préalablement en informer le dirigeant de son unité et le Département Juridique.
Financement d'activités politiques

Le financement d'activités politiques est soumis à une législation qui varie selon le pays.

Bien que légales dans certains pays, ces contributions peuvent être sources d'abus ou interprétées comme une pratique douteuse. Le financement d'activités politiques peut en effet être utilisé pour dissimuler un avantage indu afin d'obtenir ou de maintenir une transaction ou relation commerciale. En d'autres termes, le financement d'activités politiques peut être considéré ou interprété comme de la corruption directe ou indirecte.

Alstom n'accorde aucune contribution, financière ou en nature, aux organisations ou partis politiques ou à des personnalités politiques.

Alstom respecte le droit de ses collaborateurs de s'investir à titre individuel dans la vie politique et civique locale. Leur participation doit rester personnelle, sur leur temps libre et à leurs frais, conformément à la législation en vigueur.

Les collaborateurs d'Alstom doivent séparer clairement leurs activités politiques personnelles de leur mission professionnelle afin d'éviter tout conflit d'intérêts.
Dons à des organisations caritatives

Les dons à des organisations caritatives sont des moyens estimables de participer à des activités environnementales, culturelles, éducatives, de bienfaisance ou à d'autres activités à but non lucratif.

Ces dons peuvent cependant être utilisés afin de dissimuler un avantage indu. Ils peuvent être détournés de la finalité à laquelle ils étaient destinés et utilisés à des fins de profit personnel. Ce risque est accentué dans le cas où les organisations caritatives sont contrôlées par des personnalités politiques, des agents publics ou leurs proches, ou quand une personnalité politique ou un agent public bénéficie indirectement du don.

Les dons aux organisations caritatives effectués au nom d'Alstom et utilisant ses moyens financiers sont autorisés sous réserve du respect des lois et réglementations applicables. Ces dons doivent avoir un lien avec la communauté dans laquelle agit Alstom et servir la cause de l'organisation caritative en question, tout en contribuant à l'image citoyenne d'Alstom. Tout don est subordonné à un accord écrit préalable et doit être dûment enregistré.
Sponsoring

Chaque année, Alstom sponsorise des manifestations culturelles, sportives ou encore des conférences.

Le sponsoring permet à une entreprise comme Alstom de renforcer sa notoriété et son image en s'associant à des événements conformes à ses valeurs.

A l'instar des dons aux organisations caritatives, le sponsoring peut cependant être utilisé afin de dissimuler un avantage indu. Il peut être détourné de sa finalité initiale et être utilisé à des fins de profit personnel.

Ce risque est accentué dans le cas où les événements ou activités sponsorisés sont contrôlés par des personnalités politiques, des agents publics ou leurs proches, ou quand une personnalité politique ou un agent public bénéficie indirectement du sponsoring.

Le sponsoring est un volet de la stratégie de marketing et de communication. Il est autorisé sous réserve du respect des lois et réglementations applicables et dans le cadre exclusif de la politique de communication d'Alstom. Les décisions d'engager Alstom dans une opération de sponsoring sont soumises à l'accord préalable du département Communication et doivent être dûment enregistrées.
Des principes directeurs incontournables

En complément de son Code d'Ethique et de ses Instructions destinées à prévenir toute situation pouvant compromettre son intégrité, Alstom applique ses principes d'éthique et de conformité à tous ses processus opérationnels, notamment dans ses relations avec les partenaires commerciaux et les sociétés de conseil et dans la gestion des conflits d'intérêts.

Un changement de culture par la formation et la communication

L'engagement d'Alstom pour l'éthique et la conformité se reflète dans la conduite des collaborateurs. Lorsqu'ils agissent au nom d'Alstom, ils doivent adopter une conduite responsable et s'assurer que les personnes sous leur autorité respectent les dispositions du Code d'Ethique et les Instructions. Les collaborateurs peuvent se référer à tout moment au Code d'Ethique et aux nombreuses ressources disponibles sur le site intranet d'Alstom. Des actions de communication, de sensibilisation et la formation des managers et collaborateurs sont essentielles pour adopter les bonnes pratiques et développer une conduite éthique.

Associer formations en face à face et à distance

Dès leur arrivée chez Alstom, les collaborateurs sont sensibilisés au Programme d’Intégrité d’Alstom.

L’offre de formation Ethique et Conformité comprend des sessions de formation approfondie animée par le Département Ethique et Conformité. Les sessions de formation en face à face (3 heures) sont dédiées à apporter les connaissances nécessaires et à recommander la conduite adaptée aux collaborateurs les plus susceptibles de se retrouver dans une situation délicate.

La formation à distance repose sur plusieurs modules. Le module e-Ethics permet de communiquer aux collaborateurs les principes du Code d’Ethique et cible les managers, ingénieurs et professionnels qui doivent impérativement suivre le module lors de leur arrivée chez Alstom. De plus, dans un objectif d’amélioration continu, un module annuel de formation (10 minutes) est développé et mis en place durant chaque exercice fiscal avec un accent spécifique (La Procédure d’alerte d’Alstom en 2018/2019 ; Les Conflits d’intérêt en 2019/2020). Ce module cible la même population que le module e-Ethics, c’est-à-dire les managers, ingénieurs et professionnels. Outre l’objectif de sensibilisation, le Comité Exécutif a décidé d’intégrer cet exercice E&C au système de bonus et, en conséquence, d’en faire un objectif de groupe pour l’entreprise.

Des ressources accessibles à tous

De nombreux d’outils de communication sont accessibles aux collaborateurs d’Alstom afin d'accroître la visibilité des activités de conformité, comme des informations régulières à travers les outils de communication interne d’Alstom (intranet, réseau social interne, magazine TEAMS).

La diffusion d'une culture de l'éthique et de la conformité

Parce que le Code d'Ethique doit être connu de tous et appliqué par tous en toutes circonstances, Alstom a choisi une organisation mondiale fondée que deux réseaux internes chargés de diffuser la culture de l'éthique et de la conformité.

Alstom a créé la Direction de l'Ethique et de la Conformité il y a quelques années. Cette entité s'occupe de la promotion et de la diffusion du Code d'Ethique dans l'ensemble des sites Alstom. L'équipe comprend des Responsables de l'Ethique et de la Conformité qui rapportent directement au Directeur de l'Ethique et de la Conformité. Un Responsable Conformité est affecté à chaque région.

L'équipe est soutenue dans son travail par une communauté d'Ambassadeurs Ethique et Conformité. Les Ambassadeurs E&C sont chargés de diffuser la culture de l'intégrité au sein d'Alstom, au travers notamment de sessions de sensibilisation à l'éthique et à la conformité.

Les Ambassadeurs E&C, tous volontaires, sont issus principalement des fonctions Juridique, Finance et Ressources humaines. Ils sont en contact direct avec l'équipe de la Direction Ethique et Conformité, qui leur fournit les supports et les outils nécessaire à l'accomplissement de leur mission. Ils jouent aussi le rôle de points de contacts afin de recueillir les questions relatives à l'Ethique et à la Conformité et y répondre.

Une formation dédiée d'une journée et demie a été mise en place afin de renforcer leurs connaissances des sujets éthique et conformité et des outils à disposition des collaborateurs de l'entreprise comme la Procédure d'Alerte d'Alstom.

Des règles et des procédures reconnues

Alstom fait en sorte que ses efforts reflètent systématiquement les standards les plus exigeants en termes de conformité et des normes éthiques et passe régulièrement en revue et audite son Programme d'Intégrité.

Se maintenir aux plus hautes exigences internationales en matière d'éthique

Depuis 2009, Alstom est engagé dans un processus de certification de sa politique de lutte contre la corruption. Ces efforts incluent un plan de contrôle interne consacré aux processus E&C et des certifications externes de notre Programme d'Intégrité. En 2017, Alstom a obtenu la certification ISO 37001 sur les Systèmes de Management Anti-corruption, une des normes internationales les plus exigeantes applicable aux organisations de toutes les tailles, privées ou publiques.

Un processus scrupuleux et rigoureux

La certification a été attribuée après une évaluation complète et rigoureuse du programme d'anti-corruption et de sa mise en œuvre. L’audit a porté sur l’adéquation du dispositif anti-corruption d’Alstom conformément à la norme ISO 37001, notamment la politique Ethique & Conformité, le Code d’Ethique, et les différentes instructions relatives aux procédures existantes de lutte contre la corruption ainsi que les nombreux outils de formation associés.

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Alstom ISO 37001 Certification

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Instructions pour dons à des organisations caritatives (anglais)